Warum ist mein PDF so groß – und wie wird es kleiner?

„Die Datei überschreitet die maximal zulässige Größe“ ist eine der frustrierendsten Meldungen bei Online-Anträgen. Viele Portale begrenzen PDFs auf 2, 5 oder 10 MB, und schon ein Dokument mit wenigen Handyfotos kann dieses Limit sprengen. Wer weiß, woher die Größe kommt, kann das Problem lösen, ohne die Lesbarkeit zu opfern.

Woher die Größe eines PDFs kommt

Ein reines Text-PDF aus Word oder einem anderen Programm ist meist winzig: Hunderte Seiten passen oft in weniger als ein Megabyte. Was wirklich Platz braucht, sind Bilder. Ein Foto von einem modernen Smartphone hat 12 Megapixel oder mehr und belegt 2 bis 5 MB. Wandeln Sie zehn davon um, ist das PDF schnell 30 MB groß.

Lösungen vor dem Erstellen des PDFs

• Verringern Sie die Kameraauflösung, wenn Sie nur Dokumente fotografieren: 8 Megapixel reichen locker, um ein A4-Blatt zu lesen.
• Schicken Sie sich die Fotos über einen Messenger selbst zu: Die meisten verkleinern Bilder automatisch auf eine vernünftige Größe.
• Schneiden Sie überflüssige Ränder (Tisch, Hintergrund) mit dem Fotoeditor des Handys ab.
• Nutzen Sie für Fotos JPG statt PNG: Ein PNG eines Fotos kann fünfmal so groß sein.

Lösungen für ein bereits erstelltes PDF

• Löschen Sie unnötige Seiten (Deckblätter, leere Seiten, doppelte Anlagen) mit „PDF sortieren“.
• Teilen Sie die Einreichung auf: Akzeptiert das Portal mehrere Dateien, laden Sie das Dokument in Teilen hoch.
• Nutzen Sie die Systemfunktion „Drucken > Als PDF speichern“, die manchmal kompaktere Dateien erzeugt.

Wie groß sollte ein gescanntes Dokument sein?

Als Faustregel belegt eine in guter Bildschirmqualität gescannte A4-Seite 150 bis 500 KB. Ein zehnseitiges Dokument sollte unter 5 MB bleiben. Liegt Ihre Datei weit darüber, haben die Bilder mit ziemlicher Sicherheit mehr Auflösung als nötig.